Un registro delle risorse IT mostra quali apparecchiature e software permettono all’azienda di lavorare. Collega un dispositivo al suo utente, un servizio al suo responsabile e una licenza alle sue condizioni di utilizzo. Queste informazioni aiutano a trovare un computer disponibile, verificare le scadenze del supporto e pianificare la sostituzione delle apparecchiature. Prima di tutto, però, servono dati di cui il team possa fidarsi.
Il lavoro di inventario include l’identificazione delle risorse, la verifica delle informazioni e la manutenzione di un registro condiviso. La gestione delle risorse copre compiti più ampi: selezione, acquisto, utilizzo e dismissione. Questo articolo si concentra sul registro e su come mantenerlo aggiornato.
Definire quali risorse includere nel registro
Includere hardware, software e servizi cloud
Iniziare con le risorse che l’azienda utilizza per il lavoro o gestisce. Non limitare l’ambito solo alle apparecchiature IT visibili sulla rete aziendale:
- Hardware: computer, server, telefoni, dispositivi di rete, stampanti e periferiche necessarie.
- Software: sistemi operativi, applicazioni installate e software sviluppato internamente.
- Risorse cloud: macchine virtuali, abbonamenti aziendali, storage e servizi, inclusi SaaS.
- Attrezzature e dispositivi in riparazione, in magazzino o gestiti da dipendenti remoti.
Indicare quali categorie, dipartimenti e sedi sono coperti dalla prima riconciliazione. Decidere quali periferiche richiedono registrazioni separate. Se l’azienda utilizza attrezzature di produzione o sensori connessi, coordinare l’inventario con i proprietari di tali sistemi. Mantenere un inventario separato se necessario. L’inventario delle risorse necessita solo di un collegamento e dell’identificazione del sistema correlato.
Distinguere la proprietà aziendale dal diritto di utilizzo di una risorsa
L’azienda può utilizzare un server in affitto, un telefono personale di un dipendente o un servizio cloud di un fornitore. Registrare l’accordo di proprietà e i confini di responsabilità per queste risorse. Il proprietario, l’utente e il proprietario del servizio aziendale possono essere persone o organizzazioni diverse.
Per un dispositivo personale, raccogliere solo le informazioni necessarie per l’uso aziendale concordato. Definire in anticipo i campi di dati consentiti in base alle regole aziendali. L’inventario di per sé non autorizza l’ispezione dei file e delle applicazioni personali di un dipendente.
Assegnare i responsabili e preparare i campi
Responsabilità separate per la risorsa e per la sua registrazione
Nominare una persona responsabile della gestione dell’inventario: i suoi campi, le riconciliazioni e la risoluzione delle discrepanze. Ogni servizio aziendale necessita anche di un proprietario che conferma lo scopo e la necessità della risorsa. L’utente conferma la ricezione del dispositivo. Il reparto IT verifica le informazioni tecniche. Acquisti o finanza confermano l’acquisto, il contratto e il pagamento.
Nominare un proprietario per una stampante, un server o un abbonamento condiviso, anche se l’intero dipartimento lo utilizza. Un registro contrassegnato come “condiviso” non spiega chi deciderà sulla rinnovazione o la sostituzione.
Raccogliere informazioni verificabili
Definire un insieme comune di campi. Completare i campi aggiuntivi in base al tipo di asset, in modo da non assegnare il numero di serie o il periodo di garanzia di un computer a un servizio cloud:
- ID interno. Collega il record a dispositivi, richieste di supporto e altri record.
- Tipo, nome e scopo. Indicare di cosa si tratta e quale attività supporta.
- Informazioni di corrispondenza. Per l’hardware, registrare il produttore, il modello e il numero di serie, ove disponibile. Per un risorsa cloud, utilizzare il suo ID e l’ambiente.
- Proprietà e responsabilità. Registrare il proprietario o il fornitore, il proprietario della risorsa, l’utente e il dipartimento.
- Posizione. Per l’hardware, registrare il sito o la posizione remota. Per una risorsa cloud, registrare l’account, il progetto e la regione, ove applicabile.
- Stato operativo e autorizzazione all’uso. Registrare separatamente la fase operativa e lo stato di approvazione dell’asset.
- Sistema operativo, versione del software o versione del firmware. Registrare i valori necessari per supportare questo tipo di asset.
- Acquisizione e licenza. Aggiungere la data di ricezione o di utilizzo iniziale, la base di proprietà, un collegamento al contratto e i termini di licenza applicabili.
- Garanzia e supporto. Mantenere queste date separate e registrare la fonte di ciascuna.
- Verifica dei dati. Indicare la fonte delle informazioni, la data dell’ultima scoperta, la data di conferma e la prossima data di riconciliazione.
Aggiungere la criticità e un collegamento al sistema aziendale se il team lo utilizza per dare priorità ai controlli. Spiegare i valori delle categorie. Ad esempio, una valutazione dell’importanza dovrebbe indicare quali attività sarebbero colpite se la risorsa diventasse indisponibile. Mantenere separate valutazioni dettagliate delle minacce e dell’impatto.
Non sostituire le informazioni sconosciute con una supposizione. Utilizzare “non confermato” e “non applicabile” con significati distinti. Assegnare un controllo e un responsabile quando la data di supporto è sconosciuta. Una cella vuota non spiega questo.
Applicare l’ID interno a un’etichetta per l’inventario di apparecchi che vengono spostati tra persone o siti. Un codice a barre o un codice QR possono aprire il record corrispondente. L’etichetta facilita l’ispezione, ma non sostituisce il numero di serie o la verifica del record. Utilizzare nomi coerenti per lo stato, i siti e i dipartimenti.
Scegliere il formato e le regole di accesso
Un foglio di calcolo è adatto per iniziare, se il suo proprietario può mantenere i registri verificati e le modifiche non vengono perse tra le copie. Mantenere una versione funzionante. Limitare la modifica, abilitare la cronologia delle modifiche e configurare la conservazione dei dati in base alle regole aziendali. Scegliere l’hosting su cloud o locale in base alle esigenze di accesso, alla posizione dei dati e all’integrazione.
Quando la riconciliazione manuale non riesce a tenere il passo con le modifiche, collegare i dati da sistemi di gestione e console cloud. Verificare la copertura dei dispositivi, il supporto per le piattaforme richieste, l’esportazione, la cronologia, i permessi e la gestione dei duplicati. Testare lo scambio con il sistema di ticketing tramite un’integrazione standard o API. L’automazione raccoglie i dati; i proprietari confermano lo scopo e la responsabilità.
Non conservare password, chiavi di attivazione, token o codici di recupero nel registro condiviso. Collegare contratti e altri documenti allo storage con i controlli di accesso richiesti.
Creare la prima versione e analizzare le discrepanze
Confrontare più fonti
Registrare la data di raccolta e ottenere le esportazioni disponibili. Utilizzare ogni fonte per le informazioni che può confermare:
- I sistemi di gestione e sicurezza dei dispositivi aiutano a identificare le apparecchiature registrate e le specifiche tecniche.
- La scoperta di rete aiuta a identificare i dispositivi raggiungibili all’interno del suo ambito configurato.
- Le console cloud mostrano le risorse nei conti e nei progetti pertinenti.
- Le console di applicazione e di abbonamento mostrano le assegnazioni e le informazioni sull’utilizzo disponibili.
- Documenti relativi agli ordini, ai contratti e all’attrezzatura aiutano a confermare l’acquisizione e la consegna.
- Ispezioni di stoccaggio e conferme dei dipendenti aiutano a verificare l’attrezzatura che le console non possono vedere.
Un acquisto non conferma la posizione attuale, e la presenza di un dispositivo sulla rete non conferma la sua approvazione. Verificare questi fatti. Quando si importano fogli di calcolo o file CSV, conservare l’ID, la fonte e la data di raccolta. Chiedere separatamente ai responsabili di identificare i dipendenti che utilizzano servizi aziendali senza l’intervento dell’IT.
Verificare i limiti della raccolta automatizzata
Prima di esportare, chiarire quali piattaforme, dispositivi e applicazioni sono coperti dallo strumento. Verificare l’iscrizione, le autorizzazioni di connessione e la data di raccolta. L’assenza di una riga nel report non significa che l’asset non esista.
Ad esempio, le nuove funzionalità “Inventario applicazioni” e “Applicazioni scoperte” di Microsoft Intune operano in parallelo. La funzionalità “Inventario applicazioni” richiede una politica di raccolta assegnata sui dispositivi Windows supportati. I dispositivi attivi possono segnalare dati più volte al giorno. Non applicare questo comportamento a tutti i report e le piattaforme di Intune.
Verificare dispositivi remoti, attrezzature disattivate, scorte e risorse al di fuori degli account cloud connessi. Definire un altro metodo di conferma per ciascun gruppo, come la riconciliazione di un dispositivo emesso con il dipendente o l’ispezione dell’attrezzatura in magazzino.
Unificare i duplicati e analizzare le risorse sconosciute
Corrispondere i record utilizzando identificatori stabili e contesto. Per un computer, verificare il numero di serie e il modello. Per una macchina virtuale, utilizzare il suo ID insieme all’account o al progetto. Non utilizzare il nome del dispositivo, l’indirizzo di rete o il nome utente come chiave esclusiva.
Se due sistemi descrivono lo stesso asset, conservare un record primario e i collegamenti alle sue fonti. Non unire i record basandosi solo su nomi simili. Se le posizioni o i proprietari sono in conflitto, assegnare un controllo e conservare la cronologia delle correzioni.
Definire quale fonte conferma ogni campo. Verificare la versione del software rispetto a un rapporto tecnico, la base di acquisto rispetto a un documento e il destinatario rispetto a una conferma di consegna. Un’esportazione più recente non deve sostituire le informazioni contrattuali senza verifica.
Innanzitutto, registrare un dispositivo sconosciuto con uno stato di revisione e un proprietario. L’inclusione nel registro non autorizza l’uso. Fare riferimento alle decisioni relative alla connessione, alle restrizioni di accesso o alla rimozione al proprietario della sicurezza, seguendo la procedura stabilita.
Collegare hardware, software e licenze
Conservare le relazioni tra le schede
Non tentare di elencare ogni programma su un computer in una singola cella. In un foglio di calcolo, utilizzare fogli collegati per attrezzature, software e servizi, assegnazioni e licenze. Collegare le righe tramite un ID interno. In un sistema di inventario, utilizzare record e le loro relazioni.
Un record può descrivere un prodotto e una versione, mentre un altro collega un’installazione a un dispositivo. Un record di abbonamento mostra il piano e i termini di utilizzo; un’assegnazione lo collega a un utente o a una risorsa. Questo separa il prodotto, l’istanza e il diritto di utilizzarlo.
Se l’azienda mantiene un database di gestione della configurazione (CMDB), collegare le risorse a esso tramite ID. Il registro risponde a domande sull’esistenza, lo scopo e lo stato di una risorsa. Il CMDB aiuta a rivelare le dipendenze tra componenti e servizi. Collegare i record e coordinare gli aggiornamenti delle informazioni condivise per evitare copie indipendenti.
Usare le schede di esempio
Copiare l’esempio in un foglio di calcolo funzionante. Gli ID H001, S001 e C001 illustrano le relazioni tra i record. Sostituire i valori tra parentesi quadre con i dati aziendali verificati. Gli stati sono esempi; inserire lo stato effettivo di ciascuna risorsa.
Esempi di schede collegate. Compilare i campi tra parentesi.
|
ID |
Tipo e nome |
Responsabile e utente |
Posizione o ambiente |
Stato |
Assistenza e licenza |
Verifica |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
H001 |
Portatile di lavoro; [modello e numero di serie] |
[Responsabile]; [assegnatario] |
[Sede o posizione remota] |
Consegnato |
[Garanzia]; [supporto del sistema operativo]; [collegamento alla licenza] |
[Fonte]; [data]; [prossima riconciliazione] |
|
S001 |
Applicazione di lavoro; [prodotto e versione] |
[Responsabile dell’applicazione] |
Installazione collegata a H001 |
Installato |
[Titolo che autorizza l’utilizzo]; [periodo di supporto] |
[Report di installazione]; [data della verifica] |
|
C001 |
Servizio cloud; [account e piano] |
[Responsabile del servizio]; [gruppo di utenti] |
[Account, progetto e regione, se applicabile] |
Attivo |
[Contratto]; [condizioni dell’abbonamento]; [data di rinnovo] |
[Console e contratto]; [data della verifica] |
Aggiungere il sistema operativo, l’organizzazione di proprietà e il documento di rilascio al record del laptop. Per un’applicazione, conservare il nome del produttore e il link all’installazione in H001. Per un servizio, aggiungere l’ID del fornitore se l’azienda mantiene un registro separato dei fornitori. Conservare i contatti, gli obblighi contrattuali e le procedure di escalation nel registro dei fornitori.
Distinguere installazione, licenza e utilizzo
Il software su un dispositivo non dimostra il diritto di utilizzarlo. L’assegnazione di una licenza non dimostra che il dipendente utilizza il prodotto. Durante la riconciliazione, verificare i termini di acquisizione, le assegnazioni e i dati di utilizzo disponibili separatamente.
Registrare l’unità di licenza, se applicabile: utente, dispositivo o altra metrica contrattuale. Registrare l’ambito dei diritti, le assegnazioni e la data di rinnovo. Non confrontare il numero di installazioni con il numero di licenze prima di verificare il modello di licenza. Prima di annullare un abbonamento, verificare la necessità aziendale e le conseguenze per i dati.
Aggiornare il registro a ogni cambiamento e a intervalli programmati
Collegare gli aggiornamenti agli eventi operativi
Aggiornare le schede nell’ambito delle operazioni che modificano una risorsa:
- Ricezione, consegna, restituzione e assegnazione a un altro utente.
- Trasferimento, invio in riparazione e sostituzione del dispositivo.
- Installazione, rimozione o cambio di versione del software.
- Creazione e chiusura di una risorsa cloud.
- Modifiche a responsabile, abbonamento, licenza o assistenza.
- Smarrimento e dismissione confermata.
Includere l’ID dell’asset, le modifiche, l’assegnatario e le prove nella richiesta. Durante l’onboarding di un nuovo dipendente, aggiornare i dettagli relativi a issue e assegnazione in questo registro. Non creare una copia separata dello stesso asset per l’onboarding.
Distinguere il rilevamento dalla conferma
La data dell’ultimo segnale del dispositivo indica quanto sono aggiornate le informazioni tecniche. La data di verifica mostra quando il proprietario ha confermato l’informazione. Conservare entrambe le date. Un computer può segnalare regolarmente, anche se i dati relativi all’utente rimangono errati.
Definire un programma di riconciliazione in base al ritmo dei cambiamenti, all’importanza e ai requisiti applicabili. Registrare l’arrivo di nuovi dispositivi e la loro assegnazione durante le normali attività. Durante le revisioni programmate, cercare dispositivi senza proprietari, dati obsoleti, duplicati e conflitti con altre fonti. Assegnare un proprietario e una scadenza a ciascuna discrepanza.
Non sostituire i controlli di completezza con un conteggio dei record. Se il registro contiene tutti i computer in ufficio ma nessuna sottoscrizione al cloud, copre solo una parte dell’ambito concordato. Riconciliare la copertura per categoria, sito e fonte.
Salvare filtri per i record senza proprietari, controlli scaduti e date di supporto imminenti. Monitorare il numero di queste eccezioni e il tempo necessario per risolverle. Ogni notifica dovrebbe portare a un record e a un’azione successiva.
Conservare lo storico di smarrimenti e dismissioni
Se un dispositivo smette di segnalare, verificare la connettività, i problemi, le riparazioni e le informazioni di trasferimento. Non contrassegnarlo come “disattivato” semplicemente perché un report lo omette. Per un dispositivo perso, conservare l’ultima posizione nota, l’utente e il link al ticket.
Dopo aver disattivato un asset, conservare il suo record con lo stato, la data, la ragione e i link alle prove. Se ha contenuto dati di lavoro, aggiungere prove che i supporti di memorizzazione sono stati gestiti secondo la procedura stabilita. Definire il periodo di conservazione della cronologia in base alle regole aziendali e agli obblighi applicabili. Eseguire la rimozione dei dati e la terminazione dell’accesso attraverso i processi appropriati.
Usare il registro per decidere su assistenza e acquisti
Verificare garanzia, supporto e rinnovo
Una garanzia hardware, il supporto software e un termine di sottoscrizione rispondono a domande diverse. La scadenza della garanzia non preclude automaticamente l’uso. Una sola sottoscrizione attiva non conferma il supporto per ogni versione installata.
Verificare le date con il produttore o il fornitore per ottenere il modello, la versione, l’edizione e i termini contrattuali esatti. Conservare il link e la data di verifica. Per ogni scadenza imminente, assegnare una decisione: chiarire i termini, rinnovare, aggiornare, sostituire o dismettere la risorsa.
Per pianificare la sostituzione, collegare la registrazione alla cronologia delle riparazioni e ai costi verificati, se l’azienda li tiene tracciati. Ottenere i costi, il budget e la data di acquisizione dai documenti finanziari. Lasciare le regole di ammortamento e contabili al dipartimento finanziario.
Trasmettere dati verificati ai processi collegati
Prima dell’acquisto, verificare le attrezzature disponibili, le condizioni del dispositivo e i requisiti funzionali. Prima del rinnovo, confrontare i diritti, le assegnazioni e le esigenze aziendali verificate. Questi registri aiutano a preparare una decisione, ma non sostituiscono l’approvazione del budget e dei termini di acquisto.
Per le revisioni di sicurezza, fornire il proprietario, la versione, lo scopo e l’importanza dell’asset. Mantenere separate le valutazioni delle minacce, la correzione delle vulnerabilità e la configurazione di sicurezza. L’articolo sulle misure di sicurezza di base spiega il ruolo dell’inventario nella protezione complessiva dell’azienda.
Verificare che il registro sia pronto all’uso
Aprire alcune schede di tipi diversi e verificare il risultato:
- L’ID identifica l’asset e lo distingue da altre risorse.
- Il registro mostra lo scopo, il proprietario, l’utente e la posizione o l’ambiente.
- Le informazioni si basano su fonti identificate e date di verifica.
- Proprietà, licenza, garanzia e condizioni di supporto restano distinte.
- Le informazioni sconosciute hanno uno stato, un proprietario e una data di scadenza per la chiarificazione.
- Consegna, trasferimento e altre modifiche aggiornano la stessa scheda.
- Storico e controlli di accesso sostengono un’unica versione condivisa.
Se un record non aiuta a individuare una risorsa o a prendere la decisione successiva, perfezionare i suoi campi e il processo di verifica. Il registro di lavoro deve rimanere chiaro quando viene passato a un altro proprietario.
È necessario scegliere licenze per hardware o software in base all’inventario? Contattare DKs Enterprises per l’acquisto di hardware e software. Preparare l’elenco degli asset, i requisiti di lavoro e le date di supporto per discutere l’ambito dell’acquisto.
